Effizient per E-Mail kommunizieren

In die richtigen Bahnen gelenkt, ist die Informationsflut via E-Mail nur halb so schlimm (©Gerd Altmann/PIXELIO; www.pixelio.de)

15.09.2008 – BERLIN (MedCon) – Internet, Handy, E-Mail: Moderne Kommunikationstechnologien sind aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Doch so mancher Nutzer klagt auch über eine regelrechte Informationsflut - vor allem, wenn das elektronische Postfach regelmäßig überläuft.

"Die E-Mail hat ihre Stärke dort, wo sie wichtige Informationen schneller und leichter zugänglich macht", erklärt Prof. August-Wilhelm Scheer, Präsident des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM). "Doch nicht immer ist sie der Königsweg - zu viele und zu belanglose Nachrichten lenken vom Wesentlichen ab." Wirklich wichtig sind im Schnitt lediglich 40 Prozent der beruflichen E-Mails, wie nun eine Studie der BITKOM ergeben hat.

Um die (berufliche) Kommunikation per E-Mail möglichst effizient zu machen, hat die BITKOM folgende Regeln zusammengestellt:

1. Funktionen "CC" und "Allen antworten" sparsam einsetzen.
2. Betreffzeile immer ausfüllen.
3. E-Mail-Text kurz und prägnant formulieren.
4. Betreff mit Zusatz "Dringend", wenn Antwort am selben Tag nötig. Kennzeichnung mit Ausrufezeichen dagegen sparsam einsetzen.
5. Nur ein Thema pro Mail ansprechen - erleichtert die Bearbeitung.
6. Gängige Gruß- und Rechtschreibregeln beachten - wie in Briefen.
7. 24 Stunden Antwortzeit reichen - Ausnahmen je nach Job möglich.
8. Benachrichtigung über neue Mails auf dem Bildschirm abschalten.
9. Filterregeln nutzen und weniger wichtige Mails nach Absender oder Stichwörtern in Unterordner leiten, die später bearbeitet werden. Funktioniert auch mit Mails, die man CC bekommt.

Quelle: BITKOM, Pressemitteilung vom 11.09.2008