Der erste Eindruck entscheidet

Der Empfang ist das Aushängeschild der Praxis (Foto: AOK BV)

07.10.2008 – KÖLN (MedCon) – Bei einer Begegnung mit einem unbekannten Menschen machen wir uns binnen Sekunden ein Bild von unserem Gegenüber, entscheiden, ob er uns sympathisch ist oder nicht. Ähnliches gilt auch für ihre Praxis: Der Eindruck, den Ihre Patienten beim Eintritt in die Praxis bekommen, prägt auch den Eindruck Ihrer Leistungen als Arzt.

Deshalb sollte der Empfangsbereich, das Aushängeschild ihrer Praxis, nicht nur sauber und ordentlich, sondern zweckmäßig und zugleich ansprechend gestaltet sein. Dabei helfen natürliche, bekannte Formen und Materialien. Dies weckt Emotionen und schafft Ruhe und Sicherheit. Im optimalen Fall identifizieren sich dann sowohl ihre Mitarbeiter als auch ihre Patienten mit ihrer Umgebung.

Eine sorgsame Gestaltung des Bodens, der Wand und der Decke, aber auch des Lichtes, der Akustik und der Gerüche kann einer potenziellen Stressbelastung ihres Personals oder ihrer Patienten entgegen wirken und für den nötigen "Wohlfühlfaktor" sorgen.

Betrachten Sie deshalb Ihren Empfang einmal mit ganz besonders anspruchsvollen Augen -
und zwar morgens, vor Praxisbeginn, immer mal wieder während des laufenden Betriebs und auch abends, nachdem Ihr medizinisches Personal Feierabend gemacht hat.

Schreiben Sie Ihre Beobachtungen und Gedanken auf und nutzen Sie eine der kommenden Teamsitzungen dazu, Ihre Eindrücke zu besprechen. Verpflichten Sie außerdem alle Mitarbeiterinnen zu Sauberkeit und Ordnung. Weisen Sie die Helferinnen darauf hin, dass Geräte, Ablagen und Arbeitsplatz von derjenigen Mitarbeiterin sauber zu halten sind, die am jeweiligen Platz arbeitet.

Für mehr Ordnung kann auch das regelmäßige Durchforsten und Aussortieren der Unterlagen sorgen, denn nicht alle Unterlagen müssen Sie tatsächlich zehn Jahre aufbewahren. Für die folgenden gelten kürze Zeiten:

? Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Durchschrift des gelben Dreifachsatzes):nach einem Jahr
? Überweisungsscheine (nur bei EDV-Abrechnung) nach einem Jahr
? Berechtigungsscheine für (Jugend-)Gesundheitsuntersuchung, Krebsfrüherkennungsuntersuchung und Kinderfrüherkennungsuntersuchung: nach zwei Jahren
? Betäubungsmittel (BTM)-Rezeptdurchschriften, Karteikarten und -bücher: nach drei Jahren
? Sicherungskopie der (EDV-)Abrechnung: vier Jahre (vor 01.07.05: zwei Jahre)
? Kontrollkarten Labor (interne Qualitätssicherung und Zertifikate (externe Qualitätssicherung): nach fünf Jahren
? Berichtsvordrucke (Durchschriften) der (Jugend-)Gesundheitsuntersuchung und der Krebsfrüherkennungsuntersuchung: nach fünf Jahren

Quelle: Medizinanwälte BLP, www.medizinrecht-blog.de