Controlling in der Arztpraxis: Geplante Ziele und realisierte Ergebnisse

Ziele anvisieren und möglichst auch treffen - ein wirksames Controlling hilft, mögliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Quelle: MEV Verlag

27.02.2008 – DÜSSELDORF (MedCon) - Rückläufige oder stagnierende Einnahmen, steigende Ausgaben und somit sinkende Gewinne – davon sind inzwischen viele Arztpraxen in Deutschland betroffen. Aber nur die Ärzte, die ihre wirtschaftliche Situation richtig und zeitnah bestimmen und einschätzen können, werden in der Lage sein, eine finanzwirtschaftliche Schieflage rechtzeitig zu vermeiden respektive zu korrigieren.

Die alleinige Betrachtung der Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen reicht dazu heute nicht mehr aus. Erforderlich ist ein modernes Praxis-Controlling, das ein Steuerungs- und Führungsinstrument darstellt, um umgehend auf Entwicklungen reagieren zu können und den Arzt bei unternehmerischen Entscheidungen unterstützt.

Der Einsatz eines Controllingsystems umfasst unter anderem die Zielsetzung und die Planung der Praxisaktivitäten, das Berichtswesen und den Plan-Ist-Vergleich, die Abweichungsanalyse und Kontrolle sowie die erforderliche Gegensteuerungsmaßnahmen. Das Controlling wird an den von dem Arzt festgelegten strategischen Praxiszielen ausgerichtet. Diese stellen die Richtwerte für die Aktivitäten dar und müssen in Bezug auf Inhalt, Ausmaß und zeitlichen Rahmen eindeutig definiert werden.

Zu den Praxiszielen können zum Beispiel Steigerungen der Privatliquidationen, Senkung der Material und/oder Personalkosten, Erhöhung der Patientenzufriedenheit oder die Verbesserung der Rentabilität der Praxis zählen. Abweichungen zwischen Richt- und tatsächlichen Werten können dann im Rahmen des Controllings problemlos analysiert werden.

Durch den Soll-Ist-Vergleich wird das Ergebnis der realisierten Praxisaktivitäten mit den geplanten Praxisergebnissen verglichen. Zunächst wird der als wünschenswert angesehene beziehungsweise erforderliche „Soll-Zustand“ definiert und festgelegt. In regelmäßigen Abständen ist diesem dann der erreichte „Ist-Zustand“ gegenüber zu stellen. Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass die Daten vergleichbar sind.
Der Soll-Ist-Vergleich lässt insbesondere auch eine Aussage über die Planungsqualität des Arztes zu. Darüber hinaus können sich in den Soll-Werten die Zielwerte für die Einnahmen- und Ausgabenpolitik der Praxis widerspiegeln.

Die Konsequenz des Soll-Ist-Vergleichs ist die Abweichungsanalyse. Sie zeigt die Ursachen auf, die zum Ist-Wert und nicht zum Soll-Wert geführt haben. Abweichungsursachen können zum Beispiel Abweichungen bei den Preisen (Honorare, Materialkosten, Praxisbedarf), beim Beschäftigungsgrad (unterschiedliche Auslastung der Praxis), beim Verbrauch (Mehr- oder Minderverbrauch gegenüber Plan) oder bei der Struktur (Patientenstruktur, Leistungsstruktur, Nachfragestruktur) sein.

Die Analysen dienen dazu, im Sinne eines Lernprozesses zur Verbesserung der Planungs- und Umsetzungsarbeit beizutragen. Sie bieten somit die Chance, die Praxisentwicklung nicht als linearen, sondern als vernetzten Prozess mit vielen gegenseitigen Abhängigkeiten zu verstehen. Abweichungsanalysen sollten unmittelbar im Anschluss an den Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden und zu Korrekturentscheidungen beziehungsweise Gegensteuerungsmaßnahmen führen.

Diese sind auf der Einnahmenseite erforderlich, wenn die Umsätze und Preise aufgrund von Mengen-, Wert- oder Strukturverschiebungen nicht mehr stimmen. Auf der Kostenseite werden Maßnahmen veranlasst, um fixe und variable Kosten zu beeinflussen. Die Praxis sollte sich bei der Implementierung eines Controlling-Systems von ihrem Steuerberater oder einem anderen Spezialisten unterstützen lassen. Das System sollte so gewählt werden, dass nicht am Ende der Steuerberater das Controlling allein übernimmt, sondern die Ärzte nach einer Probephase das Controlling selbst durchführen können. Nur wenn der Arzt sich unmittelbar selbst mit dem Controlling befasst, kann es optimal als Steuerungs- und Führungsinstrument genutzt werden.

Ist das System nicht nur theoretisch sondern auch individuell auf die eigene Praxis ausgerichtet, ist der zeitliche Aufwand für das Betreiben des Controllings sehr gering. Zudem können die Kosten für eine externe Betreuung eingespart werden. Da die meisten Steuerberater Mitglied bei der DATEV sind, besteht zudem die Möglichkeit zu Quervergleichen mit entsprechenden Vergleichspraxen. DATEV hält verschiedene Statistiken und sonstige Vergleichsdaten bereit, die über den Steuerberater abgerufen werden können.


Autor:
Henning A. Goebel

Informationen:
web: www.optimed-duesseldorf.com