Schnittstellenoptimierung zwischen Arzt und Steuerberater

Albtraum Buchführung: Eine individuell abgestimmte Aufteilung und Verzahnung der Arbeitsprozesse kann Zeit sparen und Kosten senken. Quelle: MEV Verlag

13.12.2007 – DÜSSELDORF (MedCon) - Die Buchführung ist für jeden Arzt ein notwendiges Übel, mit dem er sich je nach Organisation mehr oder weniger auseinandersetzen muss. Neben dem ohnehin schon großen Verwaltungsaufwand kostet sie außerdem Zeit und Geld.

In der Regel wird die Buchführung einer Praxis von einem Steuerberater durchgeführt. Dieser ist jedoch darauf angewiesen, dass die Buchführung vorbereitet wird. Das Zusammenstellen aller Belege, das Sammeln von Kontoauszügen, das Führen des Kassenbuches und viele andere Aufgaben nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Eine individuell abgestimmte Aufteilung und Verzahnung der Arbeitsprozesse bei der Buchführung kann jedoch dazu führen, dass der zeitliche Aufwand und die Kosten gesenkt werden.

Die meisten Steuerberater arbeiten mit großen Rechenzentren zusammen, die zum Beispiel von Genossenschaften geführt werden, und nutzen als Mitglieder deren umfangreiches Software-Angebot, unter anderem zur Buchführung. Von den verschiedenen aktuellen und neu angebotenen Lösungen könnten oftmals auch die Mandanten profitieren.
So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Kontoauszüge ohne postalischen Umweg über die Arztpraxis direkt in die Buchführung einfließen zu lassen. Durch die Erteilung einer Ermächtigung gegenüber der kontoführenden Bank übermittelt diese die Kontoauszüge elektronisch direkt an das Rechenzentrum, an das der Steuerberater angeschlossen ist. Dieser kann jederzeit auf die Daten zugreifen und diese verarbeiten. Durch eine Software und eine Lerndatei besteht zudem die Möglichkeit, Buchungssätze aufgrund der vorhandenen Daten automatisch generieren und vorschlagen zu lassen, so dass der Steuerberater die einzelnen Buchungssätze nur noch auslösen muss.

Durch den Einsatz eines solchen Kontoauszugmanagers kann der Steuerberater den Zeitaufwand für die Buchführung erheblich senken und die anfallenden Gebühren nach der Steuerberatergebührenverordnung deutlich reduzieren.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Belege online erfassen zu lassen. Sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie alle anderen Belege werden entweder eingescannt und per Mail oder einfach per Fax an den Steuerberater gesendet. Dieser ordnet die Belege dem Mandanten zu und speichert sie in seiner Dokumentenorganisation ab. Bei der Durchführung der Buchführung kann er unmittelbar auf die bereits in der EDV abgespeicherten Belege zurückgreifen und zudem eine Verknüpfung herstellen. Auch bei dieser Lösung kann der Steuerberater seinen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren, was im Ergebnis auch für seine Gebühren gilt. Außerdem kann die Kassenbuchführung zeit- und kostensparend per EDV erfolgen.

Bei der Online-Führung des Kassenbuches werden die einzelnen Buchungsvorgänge in eine vorgegebene Exceltabelle eingegeben und die Daten an das Rechenzentrum gesendet. Dabei besteht für den Arzt beziehungsweise die Mitarbeiterin die Möglichkeit, der einzelnen Buchung direkt ein Buchungskonto aus einem Spezialkontenrahmen zuzuordnen. Dadurch erfolgt eine automatische Kontierung, die für den Steuerberater entfällt und den Aufwand für ihn reduziert.
Der Praxisshop und das Kontaktlinsenstudio, die als GbR geführt werden (sollten), verursachen einen weiteren buchhalterischen Aufwand. Hier lohnt sich die Anschaffung einer eigenen benutzerfreundlichen Buchungssoftware. Die dazu erhältlichen Softwareprodukte sind in der Regel selbst erklärend und lassen sich einfach von den Mitarbeitern bedienen. Durch die vorauszusetzende technische Schnittstelle zum Steuerberater können diesem zum Monatsende sämtliche Datensätze gesendet werden, um die abschließenden Arbeiten durchzuführen. Die Reduzierung der Gebühren des Steuerberaters steht dabei in der Regel in einem sich lohnenden Verhältnis zu den Anschaffungskosten der Software und dem erforderlichen Personaleinsatz.

Es ist ratsam, den Steuerberater auf aktuelle Lösungen zur Senkung von Aufwand und Kosten anzusprechen. Ein Einwand des Steuerberaters ist nicht zu erwarten: Die Senkung seiner Gebühren bedeutet auch eine Einsparung von Arbeitszeiten für sehr aufwändige Tätigkeiten wie zum Beispiel dem Kontieren, die er bei anderen Mandaten durchaus gewinnbringender einsetzen kann. Und somit profitieren Arzt und Steuerberater gleichermaßen von einer sinnvollen Optimierung der Schnittstellen.

Informationen:
Henning Goebel
www.optimed-duesseldorf.com